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Microsoft OneNote

Cyril on 02/02/2015 - 23:35 in débutant, Office, OneNote, présentation

OneNote - titre

OneNote est un logiciel qui fait partie de la suite Office depuis la version 2003. Bien qu’il soit intégré aux versions de base d’Office, il reste généralement moins connu que Word et Excel. Et c’est bien dommage, car il permet de faire énormément de choses !  Personnellement, j’en suis fan 🙂

Vous allez découvrir dans cet article les principes de bases de OneNote, et les utilisations typiques qu’on peut en faire.

A quoi sert OneNote ?

C’est un logiciel qui permet de centraliser des notes et offre des fonctions avancées d’organisation, de recherche et de partage.

Les notes (ou pages) peuvent contenir toutes sortes d’objets (texte, documents, feuilles de calculs, enregistrements audio, vidéo, saisie manuscrite…)

Les concepts clés

Organisation de l’information

Les informations sont organisées selon une hiérarchie de bloc-notes, sections et pages, comme illustré par la capture ci-dessous :

OneNote - organisation

Stockage en local ou sur OneDrive et synchronisation

  • Les blocs-notes peuvent être stockés en local sur l’ordinateur et édités dans Office OneNote
  • … ou bien être stockés en ligne sur OneDrive et édités dans Office Online
  • On peut passer d’un mode à l’autre facilement et synchroniser la version locale du bloc-notes avec la version en ligne

L’image ci-dessous illustre l’édition d’un bloc-notes avec Office Online dans OneDrive. Le bouton “Open in OneNote” permet d’ouvrir le bloc-notes dans l’application OneNote installée sur le PC et de le synchroniser avec sa version en ligne.

OneNote - Office onlineRemarques :

  • Les blocs-notes créés dans OneDrive et synchronisés localement sont stockés dans un fichier cache unique nommé OneNoteOfflineCache.onecache
  • Les bloc-notes créés sur l’ordinateur sont par défaut stockés dans le répertoire “Mes documents \ Blocs-notes OneNote”

Plusieurs utilisateurs peuvent synchroniser et éditer en local un même bloc-notes stocké dans OneDrive, ce qui est très pratique !

Historique des modifications

OneNote garde un historique des versions de chaque page, et il est possible de restaurer une version antérieure de la page.

Edition

Contrairement à un éditeur de texte classique, OneNote se démarque par les caractéristiques suivantes :

  • On peut commencer à taper du texte n’importe où dans une page, simplement en cliquant avec la souris à l’endroit souhaité
  • On peut créer des blocs de textes indépendants et les déplacer avec la souris
  • On peut insérer tous types de contenus dans une page : texte, documents, feuilles de calculs, enregistrements audio, vidéo, saisie manuscrite…etc
  • Il n’y a pas de bouton Enregistrer. Tout est enregistré en continu au fur et à mesure de la saisie !

Les utilisations typiques

Voici quelques exemples d’utilisations typiques de OneNote

Prendre des notes

Ce peut être par exemples des idées, un compte-rendu de réunion, des notes de cours, une liste de choses à faire, des captures d’écran…etc

Rassembler des liens et documents externes

Les pages de notes peuvent contenir des images ou des fichiers insérés sous formes d’icônes et ouvrables dans l’application dédiée par double clic

OneNote - types de contenusOn voit dans cet exemple un fichier Excel et un fichier vidéo insérés directement dans la page

On peut ainsi par exemple rassembler tous les documents liés à un projet (fichiers, images, mails, notes manuscrites…)

Organiser

L’information peut être :

  • mise en forme au moyen des commandes les plus courantes (titres, polices, couleurs, alignement)
  • organisée en pages, groupes de pages, sections, groupes de sections et bloc-notes. L’organisation est très facile à modifier
  • qualifiée avec des indicateurs. Ex : à faire, en cours, important, question… On peut définir ses propres indicateurs
  • recherchée dans l’ensemble des bloc-notes  par saisie incrémentale (c’est à dire que le résultat de recherche s’actualise à chaque lettre saisie)  ou selon les indicateurs

Bouger et partager

Grâce à OneDrive, les bloc-notes peuvent être partagés avec soi-même (sur différents appareils) ou avec d’autres personnes. On peut ainsi facilement collaborer à plusieurs.

Les modifications sont synchronisées presque en temps réel. Les titres des pages modifiées apparaissent en gras, et des lignes de couleurs avec les initiales de l’auteur sont ajoutés en marge des passages modifiés à l’intérieur des pages.

Lorsqu’on voyage et qu’on n’a pas toujours accès à une connexion Internet, on peut continuer à éditer un bloc-notes hors connexion et le resynchroniser plus tard.

On peut envoyer le contenu d’une page par mail, l’exporter sous forme de fichier Word ou pdf.

Conclusion

Dans cet article, j’ai fait un tour d’horizon rapide des possibilités offertes par OneNote. Bien entendu, il y aurait beaucoup d’autres choses à dire. Mais le plus simple est encore de l’essayer 😉

Si vous êtes déjà un utilisateur de OneNote, dites-moi ce que vous en pensez et quelles utilisation vous en faites, juste en-dessous dans un petit commentaire.

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