Le travail en équipe avec OneNote

Le travail en équipe avec OneNote

OneNote est un formidable outil de gestion de notes personnelles. Mais couplé à OneDrive ou Sharepoint, c’est aussi un formidable outil de collaboration et de travail en équipe.

Dans cet article je vais vous montrer :

  • Comment partager un bloc-notes OneNote
  • Comment OneNote notifie les modifications apportées à un bloc-notes
  • Comment j’ai utilisé OneNote dans mon travail de chef de projet

Partager un bloc-notes

Pour partager un bloc-notes, il faut le stocker dans un endroit accessible aux personnes avec lesquelles vous travaillez. Il peut s’agir de OneDrive ou de Sharepoint (dans une entreprise).

Avec OneDrive

OneDrive est la solution de stockage de fichiers en ligne et de partage de Microsoft pour le grand-public (il existe aussi une version spécifique aux entreprises).

Si vous avez un compte Microsoft, vous disposez d’un espace OneDrive gratuit. De plus, si vous avez acheté la suite Office, vous disposez d’un espace de stockage encore plus grand (1To par utilisateur au moment où j’écris ces lignes)

Pour stocker un bloc-notes dans OneDrive, il y a 3 façons de faire, selon que le bloc-notes existe déjà sur votre ordinateur ou non :

Depuis l’interface web de OneDrive

Connectez-vous à votre compte OneDrive en ligne, puis créez un nouveau bloc-notes dans le dossier souhaité. Vous pouvez éditer ce bloc-notes directement en ligne ou bien l’ouvrir avec l’application OneNote installée sur votre ordinateur, le cas échéant.
Dans ce dernier cas, le bloc-notes est récupéré dans le cache de OneNote pour être édité localement et les modifications sont synchronisées en temps réel dans OneDrive. Lisez l’article sur la présentation de OneNote si vous voulez en savoir plus sur ce point.

Depuis l’application OneNote installée sur votre ordinateur

Créez un nouveau bloc-notes et choisissez OneDrive comme emplacement de stockage. Si vous ne spécifiez rien d’autre, le bloc-notes est créé dans le répertoire « Documents » de OneDrive. Vous pouvez toutefois choisir un autre répertoire en cliquant sur le lien « Créer dans un dossier différent », comme le montre l’image ci-dessous.

OneNote - création d'un bloc-notes dans OneDrive
Création d’un bloc-notes stocké dans OneDrive

Synchroniser un bloc-notes local existant

En local, les blocs-notes sont stockés dans le répertoire paramétré dans OneNote (cf. rubrique « Enregistrer et sauvegarder » des options de OneNote). Lorsqu’ils sont synchronisés, ils sont copiés dans le répertoire Documents de OneDrive.

Attention, un bloc-notes synchronisé ne peut pas être renommé facilement ! Choisissez donc bien son nom avant de le créer.

Une fois présent dans OneDrive, un bloc-notes peut facilement être partagé avec d’autres personnes en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Partager :

Partage d'un bloc-notes dans OneDrive 1
Partage d’un bloc-notes dans OneDrive 1/4

Ceci permet d’ouvrir la boîte de dialogue suivante :

Partage d'un bloc-notes dans OneDrive 2
Partage d’un bloc-notes dans OneDrive 2/4

Par défaut, seul la première case est cochée. Elle indique si les autres personnes pourront modifier le bloc-notes, ou bien seulement le lire.

La seconde option permet de partager le bloc-notes jusqu’à une date donnée.

La troisième est intéressante pour sécuriser l’accès. Elle permet de demander un mot de passe à la personne qui souhaite modifier le bloc-notes. De cette façon, si le lien du bloc-notes tombe entre les mains d’un inconnu, ce dernier ne pourra pas ouvrir le bloc-notes.

En cliquant sur « Obtenir le lien », on obtient ceci :

Partage d'un bloc-notes dans OneDrive 3
Partage d’un bloc-notes dans OneDrive 3/4

Vous pouvez copier le lien et l’envoyer par mail aux personnes avec qui vous travaillez

Une fois les options de partage définies, vous pourrez plus tard les modifier ou les supprimer en affichant les détails du bloc-notes dans OneDrive et en cliquant sur le lien « Gérer l’accès » :

Partage d'un bloc-notes dans OneDrive 4
Partage d’un bloc-notes dans OneDrive 4/4

Avec Sharepoint

Si vous travaillez dans une entreprise de taille conséquente, il est possible que vous disposiez d’un intranet développé au moyen de Sharepoint.

Si besoin, voici la définition qu’en donne Wikipédia :

SharePoint est une série de logiciels pour applications Web et portails développée par Microsoft. Les fonctionnalités des produits SharePoint sont la gestion de contenu, les moteurs de recherche, la gestion électronique de documents, les forums, la possibilité de créer des formulaires et des statistiques décisionnelles1.

Comme OneDrive, Sharepoint permet donc entre autres de stocker et partager des documents. Le stockage peut être fait sur un serveur de l’entreprise ou bien sur cloud de Microsoft.

Vous pouvez donc partager des bloc-notes OneNote avec vos collègues au travers de Sharepoint.

La procédure à suivre pour créer un bloc-notes partagé dans Sharepoint est décrite sur cette page de la doc de Microsoft. Rien de compliqué…

Le partage avec d’autres personnes dépend ensuite des droits d’accès affectés à ces personnes dans les paramètres du répertoire Sharepoint. Pour partager votre bloc-notes il suffit donc de le stocker dans un répertoire accessible par ces personnes en modification.

Travaillez à plusieurs sur un bloc-notes

Comme vu précédemment, les modifications que vous faites dans un bloc-notes depuis l’application OneNote sont synchronisées en temps réel vers son endroit de stockage (OneDrive ou Sharepoint).

Les personnes avec qui vous collaborez récupèrent elles-aussi vos modifications en temps réel (à quelques secondes près). Pour elles, vos modifications sont mises en évidence de la façon suivante :

Les noms du bloc-notes, de la rubrique et de la page dans laquelle vous avez fait des modifications sont mis en gras, comme le montre l’image ci-dessous :

Notez que ce système fonctionne également si vous êtes seul mais que vous utilisez OneNote sur plusieurs matériels différents (ex: un ordinateur de bureau, un ordinateur portable et un smartphone).

A l’intérieur de la page, les passages modifiés ou ajoutés sont également mis en évidence au moyen de barres verticales de couleur décorées des initiales de leurs auteurs.

La capture d’écran ci-dessous vous donne un aperçu d’une page modifiée par deux autres personnes :

Barres de mise en évidence des modifications dans une page OneNote
Barres de mise en évidence des modifications dans une page OneNote

Vous pouvez masquer ces marques en cliquant sur le bouton « Masquer les auteurs » du menu Historique.

Ce système de notification visuelle présente de gros avantages dans un travail collaboratif :

  • Il permet d’être notifié en temps réel de toutes les modifications apportées aux bloc-notes sur lesquels on travaille.
  • Il peut éviter beaucoup d’échanges de mails et ainsi contribuer à une meilleure productivité (moins de perturbation, et moins de temps passé à gérer ses mails)

Exemples de mises en œuvre

Un bloc-notes partagé peut être très efficace dans les situations suivantes :

  • Partage en temps réel des notes prises au cours d’un travail collaboratif avec des personnes à distance
  • Diffusion d’informations (comptes-rendus de réunions, notes d’informations…)
  • Assignations de tâches à d’autres personnes
  • Suivi de l’avancement du travail de l’équipe

Par exemple, voici quelles étaient mes utilisations collaboratives de OneNote lorsque je dirigeais une équipe de développeurs :

Gestion de bugs

Nous utilisions le système suivant pour gérer les bugs rencontrés dans l’application que nous développions ensemble :

  • Chaque personne de l’équipe avait une page à son nom dans une rubrique Bugs
  • Toute personne de l’équipe qui rencontrait un bug dans l’application le décrivait dans une de ces pages (nous savions qui avait développé telle ou telle fonctionnalité dans l’application)
  • Lorsque la personne à l’origine du bug avait corrigé ce bug, elle supprimait sa description dans sa page

Ceci nous permettait de corriger un certain nombres de bugs très tôt, avant les tests de l’application par l’équipe de testeurs.

Pilotage de l’équipe

Je faisais régulièrement des réunions de pilotage individuel avec chaque personne de mon équipe. Au cours de chaque réunion je définissais ses tâches principales pour les semaines à venir, et je les notais dans une page OneNote qui lui était dédiée.

Chaque collaborateur pouvait me donner une vision de l’avancée de son travail en notant les tâches terminées dans sa page.

C’était aussi un moyen pour nous de noter les choses dont nous voulions parler lors de notre prochaine réunion.

Préparations et comptes-rendus de réunions

Enfin j’utilisais OneNote pour préparer les réunions régulières que je faisais avec des personnes d’autres équipes (équipe marketing par exemple). Chaque participant notait les points à aborder lors de la prochaine réunion dans une page OneNote dédiée à cette réunion.

Le jour de la réunion, nous parcourions les points un par un, puis je notais les décisions prises ensemble, et les éventuels travaux à réaliser avant la prochaine réunion.

La mise en place de ces pratiques nous avait apporté des avantages certains :

  • Moins d’échanges de mails
  • Chacun avait une vision plus claire et plus rapide de ce qu’il avait à faire
  • Nos réunions étaient plus efficaces (mieux préparées, plus courtes et plus qualitatives)
  • Un confort au quotidien, car beaucoup d’informations étaient centralisées dans OneNote et ainsi très faciles d’accès

Si cet article vous a plus, n’hésitez pas à le partager avec vos collègues. Paratgez aussi en commentaire votre propre expérience de travail collaboratif avec OneNote si vous en avez une. C’est enrichissant pour tout le monde !

Cyril

Administrateur du site office-in

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